I NODAĻA
VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI
Personas datu drošības politikas (turpmāk – Politika) mērķis ir nodrošināt KML TRADING MB, juridiskās personas kods 305643170, Saulėtekio al. 15-1, LT-10224 Viļņa (Datu pārzinis, Sabiedrība), veikto darbinieku un trešo personu (partneru, klientu, valsts iestāžu) darbinieku personas datu vākšanas un apstrādes drošību, kā arī pienācīgu datu subjektu tiesību aizsardzību un īstenošanu.
Šī Politika nosaka personas datu vākšanas, apstrādes un glabāšanas pamatprincipus un kārtību, saskaņā ar kuru Datu pārzinis apstrādā personas datus. Šī Politika sagatavota saskaņā ar Lietuvas Republikas Personas datu tiesiskās aizsardzības likumu un citiem tiesību aktiem, kas reglamentē personas datu vākšanu, apstrādi un glabāšanu, kā arī ES Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR jeb Regula).
Jēdzienu apraksts:
| Jēdziens | Apraksts |
|---|---|
| Personas dati | Jebkura informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjektu); identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, vārdu un uzvārdu, personas identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem šīs fiziskās personas fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem. |
| Sabiedrība | KML TRADING MB, juridiskās personas kods 305643170, Saulėtekio al. 15-1, LT-10224 Viļņa |
| Darbinieku darba aizsardzības un veselības stāvokļa datu administrēšana | Darbinieku darba aizsardzības un veselības stāvokļa datu apkopošana un apstrāde, lai izpildītu attiecīgo tiesību aktu prasības darba aizsardzības un veselības jomā. |
| Datu subjekts | Fiziska persona, kuru var tieši vai netieši identificēt. |
| Datu subjekta piekrišana | Brīvi dota, konkrēta un nepārprotama pienācīgi informēta datu subjekta gribas izpausme ar paziņojumu, ar kuru viņš piekrīt ar viņu saistīto personas datu apstrādei. |
| Datu apstrādātājs | Fiziska vai juridiska persona, valsts iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas Datu pārziņa vārdā apstrādā personas datus, t. i., veic jebkādas darbības ar personas datiem – vāc, apstrādā, uzkrāj, kārto, precizē, sistematizē, maina, dzēš u. c. |
| Datu pārzinis | Fiziska vai juridiska persona, kas viena pati vai kopā ar citiem nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus. Šajā gadījumā – Sabiedrība. |
| Ārējā komunikācija | Valsts iestāžu ierēdņu, amatpersonu un darbinieku darba kontaktinformācijas vākšana un apstrāde, lai Sabiedrības rīcībā būtu aktuāla un precīza informācija, kas nepieciešama valsts iestāžu vizīšu, pārbaužu un citu darbību uzskaitei attiecībā uz Sabiedrību. Tā ietver arī valsts iestāžu (VMI, Sodra) informēšanu par darbinieku ienākumiem, samaksātajiem nodokļiem un sociālajiem maksājumiem, kā arī viesu un valsts iestāžu pārstāvju apmeklējumu reģistrēšanu. |
| Klienti | Fiziskas un juridiskas personas, kas no Sabiedrības iegādājas preces, pakalpojumus vai darbus (piem., pircēji, pasūtītāji, nomnieki u. c.). |
| Partneri | Fiziskas un juridiskas personas, kas pārdod Sabiedrībai preces, pakalpojumus vai darbus vai sadarbojas ar Sabiedrību (piem., darbuzņēmēji, apakšuzņēmēji, pārdevēji, iznomātāji, pakalpojumu sniedzēji u. c.). |
| Valsts iestādes | Valsts iestādes, kas attiecībā uz Sabiedrību veic uzraudzības, kontroles un citas tiesību aktos noteiktās valsts varas funkcijas. |
| Uzņēmējdarbības komunikācija | Partneru un klientu darbinieku darba kontaktinformācijas vākšana un apstrāde, lai Sabiedrībai būtu aktuāla un precīza informācija uzņēmējdarbības attiecību uzturēšanai; Sabiedrības darbinieku darba kontaktinformācijas nodošana Sabiedrības partneriem un klientiem, ja tā nepieciešama uzņēmējdarbības attiecību uzturēšanai un līgumu izpildei, tostarp vizītkaršu izgatavošanai un izplatīšanai. |
| Iekšējā administrēšana | Darbinieku personas lietu izveide un pārvaldība, darba laika uzskaite, darba samaksas pārskaitīšana uz darbinieka personīgo bankas kontu, ar darba attiecībām saistīto nodokļu maksāšana valsts iestādēm un maksājumu veikšana tiesībaizsardzības iestādēm saskaņā ar izpilddokumentiem. |
| Iekšējā komunikācija | Darba procesa organizēšana (rīkojumu un darba organizāciju reglamentējošu dokumentu sagatavošana). Darbinieku darba tālruņu numuru un darba e-pasta adrešu saraksta administrēšana, ikmēneša informatīvā izdevuma sagatavošana un publicēšana intraneta portālā elektroniskā formā un ziņojumu stendā papīra formā. |
II NODAĻA
PERSONAS DATU APSTRĀDES NOLŪKI UN PRINCIPI
Personas dati tiek apstrādāti šādiem nolūkiem:
- Personāla atlase;
- Iekšējā administrēšana
- Iekšējā komunikācija;
- Darba aizsardzības administrēšana;
- Klientu apkalpošana
- Garantijas saistību reģistrēšana;
- Zaudējumu atlīdzināšanas pakalpojumi;
- Apdrošināšanas starpniecības pakalpojumi;
- Līzinga starpniecības pakalpojumi;
- Tiešais mārketings;
- Mērķētam mārketingam un ērtai tīmekļa vietņu apmeklētāju pārlūkošanai (sīkdatņu ierakstīšana);
- Izmēģinājuma brauciena administrēšana;
- Potenciālo klientu reģistrācija;
- Īpašuma tiesību aizsardzība, mantas drošības un neaizskaramības nodrošināšana (videonovērošana);
- IKT administrēšana;
- Sabiedrības darbības publicitātes nodrošināšana;
- Darbinieka tuvinieka funkciju īstenošana.
Konkrētam nolūkam Sabiedrības apstrādātie personas dati ir norādīti Sabiedrības Personas datu apstrādes noteikumos. Personas dati tiek glabāti tikai tādā apjomā un tik ilgi, cik nepieciešams noteikto nolūku sasniegšanai.
Personas dati, kas tiek apstrādāti tiešā mārketinga nolūkā, tiek profilēti.
Personas datu apstrādes principi:
Personas dati:
- attiecībā uz datu subjektu tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un pārredzami (likumības, godprātības un pārredzamības princips);
- tiek vākti noteiktiem, skaidri definētiem un likumīgiem nolūkiem un turpmāk netiek apstrādāti ar šiem nolūkiem nesaderīgā veidā (nolūka ierobežojuma princips);
- ir adekvāti, atbilstoši un tikai tādi, kas nepieciešami nolūkiem, kuriem tie tiek apstrādāti (datu minimizēšanas princips);
- ir precīzi un vajadzības gadījumā atjaunināti; tiek veikti visi saprātīgie pasākumi, lai personas dati, kas nav precīzi, ņemot vērā to apstrādes nolūkus, tiktu nekavējoties dzēsti vai laboti (precizitātes princips);
- tiek glabāti tādā veidā, kas ļauj identificēt datu subjektus ne ilgāk, kā nepieciešams nolūkiem, kuriem personas dati tiek apstrādāti; personas datus var glabāt ilgāk, ja tie tiek apstrādāti tikai arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs, īstenojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus (glabāšanas ierobežojuma princips);
- tiek apstrādāti tā, lai, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus, tiktu nodrošināta pienācīga personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai bojāšanu (integritātes un konfidencialitātes princips).
Datu pārzinis ir atbildīgs par to, lai Sabiedrībā tiktu ievēroti minētie principi, un tam ir visi nepieciešamie līdzekļi, lai pierādītu to ievērošanu (pārskatatbildības princips).
Ņemot vērā aizsargājamo personas datu raksturu un to apstrādes radītos riskus, Sabiedrībā tiek īstenoti organizatoriski un tehniski pasākumi, kas atbilst noteiktajam apstrādājamo personas datu drošības līmenim.
III NODAĻA
PERSONAS DATU GLABĀŠANA UN APSTRĀDE
Sabiedrībā personas datu aizsardzību un apstrādi organizē, nodrošina un veic Datu pārziņa vadītājs vai ar viņa rīkojumu iecelta(-as) persona(-as), kura(-as):
- ievēro darbinieku personas datu konfidencialitāti un personas datu aizsardzības tiesību aktu prasības;
- apstrādā personas datus saskaņā ar Lietuvas Republikas likumiem, citiem Lietuvas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktiem, kas reglamentē personas datu aizsardzību, un šo aprakstu;
- nodrošina principa “Nepieciešams zināt” ievērošanu, t. i., neatklāj, nenodod un ar jebkādiem līdzekļiem nerada iespēju iepazīties ar personas datiem nevienai personai, kura nav pilnvarota tos apstrādāt;
- lai novērstu nejaušu vai nelikumīgu personas datu iznīcināšanu, grozīšanu, izpaušanu vai jebkādu citu nelikumīgu apstrādi, dokumentus un datu kopas glabā pienācīgi un droši un izvairās no nevajadzīgu kopiju veidošanas. Dokumentu kopijas, kurās ir darbinieku personas dati, iznīcina tā, lai dokumentus nevarētu atjaunot un to saturu nevarētu identificēt;
- nodrošina, ka Datu pārziņa darbinieki nekavējoties ziņo Datu pārziņa vadītājam vai viņa pilnvarotai personai par jebkuru aizdomīgu situāciju, kas var apdraudēt personas datu drošību, vai par personas datu aizsardzības pārkāpumu, un veic pasākumus, lai novērstu šādu situāciju vai mazinātu vai novērstu iespējamo kaitējumu.
Personas datus drīkst apstrādāt tikai tās personas, kurām tie ir nepieciešami funkciju veikšanai, un tikai tad, kad tas ir nepieciešams attiecīgo nolūku sasniegšanai.
Darbinieki, kuri, pildot savas funkcijas, apstrādā darbinieku vai citu personu personas datus, ievēro konfidencialitātes principu un glabā noslēpumā jebkuru ar personas datiem saistītu informāciju, ar kuru viņi iepazinušies, pildot savus pienākumus, ja vien šāda informācija saskaņā ar spēkā esošajiem likumiem vai citiem tiesību aktiem nav publiska. Pienākums glabāt personas datu noslēpumu saglabājas arī pēc pārcelšanas citā amatā vai darba vai līgumisko attiecību izbeigšanas.
Darbinieku personas dati, kas ietverti attiecīgo dokumentu (līgumu, rīkojumu, iesniegumu u. c.) tekstos, tiek glabāti termiņos, kas noteikti Lietuvas galvenā arhivāra rīkojumā apstiprinātajā Vispārējo dokumentu glabāšanas termiņu rādītājā.
Lai nodrošinātu personas datu drošību, Sabiedrībā ir ieviesti organizatoriski un tehniski personas datu drošības pasākumi, kas detalizēti Sabiedrības Personas datu apstrādes noteikumos.
IV NODAĻA
DATU SUBJEKTU TIESĪBAS
Datu subjektiem ir tiesības:
- zināt par savu personas datu vākšanu – persona ir jāinformē, kādi personas dati tai jāsniedz, kādam nolūkam tie tiek vākti, kam un kādam nolūkam tie var tikt nodoti un kādas ir personas datu nesniegšanas sekas;
- iepazīties ar saviem savāktajiem personas datiem un to apstrādes veidu – tai ir tiesības pieprasīt informāciju par to, kādi personas dati un kādam nolūkam tiek apstrādāti;
- pieprasīt labot, precizēt vai papildināt nepareizus vai nepilnīgus personas datus, dzēst savus personas datus vai apturēt savu personas datu apstrādi;
- iebilst pret noteiktu darbinieka neobligāto personas datu apstrādi;
- iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei;
- patstāvīgi atteikties no sīkdatņu ierakstīšanas.
V NODAĻA
POLITIKAS IEVĒROŠANAS NOTEIKUMI
Politikas ievērošanas audits tiek veikts Sabiedrības darbības riska analīzes laikā, analizējot ar personas datu apstrādi saistītos dokumentus un saņemot atsauksmes no tiešajiem personas datu apstrādātājiem.
Šīs Politikas neievērošana atkarībā no pārkāpuma smaguma var tikt uzskatīta par darba pienākumu pārkāpumu, par kuru darbiniekiem var piemērot tiesību aktos noteikto atbildību.
Sabiedrība nodrošina darbinieku izglītošanu personas datu drošības jomā.
VI NODAĻA
SAISTĪTIE DOKUMENTI
Lietuvas Republikas Personas datu tiesiskās aizsardzības likums un citi tiesību akti, kas reglamentē personas datu aizsardzību.
Vispārīgās prasības organizatoriskajiem un tehniskajiem personas datu drošības pasākumiem.
Eiropas Savienības Vispārīgā datu aizsardzības regula (ES 2016/679).
Sabiedrības Personas datu apstrādes noteikumi.
Sabiedrības Informācijas drošības politika.
Sabiedrības Informācijas drošības incidentu pārvaldības plāns.
Sabiedrības Videonovērošanas kārtība.
VII NODAĻA
NOBEIGUMA NOTEIKUMI
Politika attiecas uz visiem Datu pārziņa darbiniekiem, datu apstrādātājiem un ārējām pusēm, t. i., personām, kurām ir piešķirta piekļuve Datu pārziņa pārvaldītajiem un apstrādātajiem personas datiem un to apstrādes līdzekļiem.
Politika attiecas uz visiem personas datiem, kurus pārvalda un apstrādā Datu pārzinis.
Politiku ar savu lēmumu apstiprina un groza Sabiedrības vadītājs pēc konsultēšanās procedūras ar darba padomi, ja tāda Sabiedrībā ir ievēlēta. Politika tiek pārskatīta un atjaunināta, mainoties tiesību aktiem, kas reglamentē personas datu apstrādi, kā arī mainoties esošam vai rodoties jaunam personas datu apstrādes nolūkam.
Sabiedrības darbinieki ar Politiku tiek iepazīstināti saskaņā ar Sabiedrībā spēkā esošo kārtību par iepazīstināšanu ar Sabiedrības iekšējiem tiesību aktiem; Politika tiek publicēta arī Sabiedrības intraneta vietnē.